巡逻船的船长在报告里写得详细：发现扶桑驱逐舰两艘，在距离青岛港大约四十海里处游弋，航向不定，像是在侦察水文。烟台的海岸观察哨也报告了扶桑舰艇集结的迹象。
苏杭在12月10日召见了青岛警备司令和海防部队指挥官。参加会议的还有华北行营炮兵总长杨志华。杨志华是苏杭麾下炮兵部队的创始人，从淞沪会战开始就一直跟着苏杭，对炮兵战术的运用在华北行营中无出其右。他本来在石家庄主持炮兵训练，接到苏杭的电报之后连夜赶到了青岛。
苏杭询问道：“扶桑舰队从旅顺方向过来，最快什么时候能到青岛外海。”
方警备司令算了一下：“从旅顺到青岛外海，按正常巡航速度，大约需要十个小时。如果夜间航行，速度会放慢一些。”
苏杭说：“那这十个小时就是你的准备时间。传我命令，岸防炮全部进入一级战备。弹药搬运到位，测距仪开机，探照灯阵地全体待命。扶桑的船进入三十公里以内之后立刻准备作战。进入二十五公里后无需报告，立刻开火！”
方警备司令立正：“明白。”
苏杭转向杨志华：“老杨，这一仗你亲自指挥。四个炮台群，南北两个主炮台，天津方向两个辅助炮群，你来统一调度。我给你交个底，扶桑海军不是陆军那些货色，他们的炮术和战术都是经过海战检验的。你手里的炮位和火力配置，要让扶桑人摸不准规律。打起来之后，各炮台之间用电话和无线电双线联络，一条断了还有另一条。”
杨志华站起来走到海图前面。他在图上把青岛港南北炮台的位置又看了一遍，然后抬头看向苏杭说道：“主任，我建议把炮台的火力分成三个层次。第一层是380毫米主炮，负责打击重巡洋舰和轻巡洋舰。第二层是210毫米和150毫米岸防炮，负责封锁港口入口和射击盲区。第三层是高射炮和平射两用炮，扶桑人的侦察机和战斗机来了，我们也能协助空军部队对付日机。三个层次互相配合，不能各打各的。”
苏杭点头：“指挥权交给你，具体怎么分配火力你全权负责。我只管一件事，扶桑的军舰进来了，就别想轻轻松松出去。”
杨志华在会后没有离开，他带着炮台指挥官把岸防炮的射击诸元重新核算了一遍。
杨志华的要求很细：每门炮都要准备三套射击诸元，分别对应二十五公里、二十公里和十五公里三个距离段。
测距仪的操作员要随时报出目标的方位和距离变化，炮手根据数据进行修正。
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